Na hasło „negocjacje”, wielu z nas reaguje błyskawicznie i jest o krok od szybkiej decyzji: to nie dla mnie! Przecież ja nie robię takich rzeczy! Nie mam takiej pracy! I to jest właśnie pierwszy z wielu mitów jakie towarzyszą tytułowemu tematowi. Aby dowiedzieć się czegoś więcej i poznać kilka pozostałych, równie popularnych i… błędnych opinii, przeczytaj wpis poniżej.
MIT 1: Negocjacje są dla VIP-ów, a co my – „małe żuczki” – mamy niby mieć z tym wspólnego…?
Słowo negocjacje większości z nas kojarzy się faktycznie z ludźmi na wysokich stanowiskach, reprezentujących firmy, instytucje czy nawet całe kraje. Na pytanie, jak często uczestniczysz w negocjacjach wielu odpowie, że nigdy albo bardzo rzadko. Tymczasem równoważnym wyrażeniem do pojęcia „negocjacje” jest hasło „załatwianie spraw”. A na pytanie sformułowane tak: „Czy uzgadniałeś/załatwiałeś jakieś sprawy w minionym tygodniu, w sytuacji zawodowej czy prywatnej?” – twierdząco odpowie każdy z nas.
Przykłady negocjacji „wysokopoziomowych” łatwo przytoczyć:
– negocjacje kontraktu z klientem
– odbiór projektu konsultingowego
– nawiązanie i uzgodnienie współpracy z inną firmą w Polsce/zagranicy
– wprowadzenie inwestora do firmy
– stworzenie konsorcjum do projektu
– uzgodnienie między zarządem a pracownikami reguł wynagrodzenia
– zatrudnianie nowego pracownika
Równie łatwo wymienić przykłady uzgodnień codziennych, „niskopoziomowych”:
– uzgodnienie wspólnego wieczoru/weekendu/wakacji
– rozwiązywanie spraw z dziećmi lub rodzicami
– podział domowych obowiązków
– decyzje finansowe
– zgłoszenie reklamacji w sklepie
– sprzedaż/kupno mieszkania/samochodu
Także w sytuacjach zawodowych wiele jest uzgodnień niskopoziomowych, np.:
– przydział osób do projektu
– uzgodnienie indywidualnych godzin pracy
– rozmowy o podwyżkach lub awansach
– ustawienie biurek w pokojach lub przydział osób do pokoi
MIT 2: W negocjacjach chodzi o to, aby wygrać
Zdecydowana większość uzgodnień (negocjacji) prowadzona jest pomiędzy ludźmi, którzy się dobrze znają i działają razem przez dłuższy okres, miesiące i lata. Dotyczy to zarówno sytuacji prywatnych jak i zawodowych czy szkolnych. W takich przypadkach nie warto za wszelką cenę dążyć do zwycięstwa, choćby było ono kosztem poczucia krzywdy czy niesprawiedliwości po drugiej stronie. W takich sytuacjach chodzi nie tyle o to, aby „postawić na swoim”, ale o to aby obie strony zakończyły uzgodnienia z poczuciem, że „mamy niezły wynik”. Fachowo, taki wynik nazywamy „win-win” czyli po polsku „wygrana-wygrana”.
Pojęcie sytuacji „win-win” weszło już do słownika potocznego i jest bardzo ważnym elementem umiejętności miękkich. Warto pamiętać, że odczucie urażonej ambicji, zlekceważenia, nieuszanowanej godności człowieka – te czynniki są jednymi z najsilniejszych elementów destruktywnych pogarszających współpracę, a często prowadzących dalej do obniżki efektywności pracy lub jakości wspólnego życia. Warto wysilić się więc, aby nie dopuścić do takich uczuć negatywnych.
A gdy porozumienie jest nierealne? Niemożliwe? Wówczas pozostaje przyjąć to do wiadomości, wypić wspólnie kawę i zakończyć dyskusję bez osiągnięcia uzgodnień (pełniejsza nazwa strategii „win-win” brzmi: „win-win or no deal” – strategii tej poświęciliśmy cały wpis na blogu z 17 marca 2017).
Pamiętajmy tylko, że w praktyce wyjątkiem sytuacji od poszukiwania „win-win” są ci, którzy negocjują z klientami na co dzień, a w szczególności sprzedawcy (choć oczywiście, nie wszyscy!). Większość z nich nie szuka wyniku „win-win”, a wręcz często gotowa jest posunąć się do manipulacji byle tylko otrzymać prowizję od sukcesu (manipulacjom poświęcony jest wpis na tym blogu z 16 października 2017).
MIT 3: W negocjacjach zwykle chodzi o pieniądze
To nieprawda, choć faktycznie większość ludzi tak myśli w pierwszym odruchu, a najczęstszym przykładem negocjacji podawanym przez studentów jest kupno/sprzedaż używanego samochodu albo inne targowanie się o cenę. Tymczasem wystarczy spojrzeć choćby na przykłady uzgodnień (negocjacji) podane w punkcie 1 powyżej aby zobaczyć, że większość kwestii, o które chodzi w negocjacjach, głównym elementem nie są pieniądze.
MIT 4: Gdy się ma przewagę formalną w negocjacjach, łatwiej się dogadać
O przewadze formalnej mówić można wtedy, gdy np. szef negocjuje z pracownikami albo wykładowca ze studentami czy też rodzice z dziećmi. Dla porządku zaznaczmy tylko, że nie we wszystkich przypadkach, gdy szef negocjuje z pracownikiem, to szef jest stroną silniejszą. Podobnie jest gdy rodzice uzgadniają coś z dziećmi. Ale przyjmijmy tutaj, dla uproszczenia, że to szef/rodzic/wykładowca jest stroną faktycznie silniejszą. Czy jemu/jej jest łatwiej coś uzgodnić z podwładnymi? Otóż wbrew pierwszej, odruchowej opinii, szefowi całkiem łatwo jest tylko wydać polecenie pracownikom (które będzie później wykonane lub nie) ale już aby coś z nimi uzgodnić, musi on/ona najpierw w ogóle doprowadzić do sytuacji, w której druga strona faktycznie wypowie swoją opinię albo określi swój interes. A to wcale nie jest takie proste. Krótko mówiąc, w takiej sytuacji występuje dodatkowa bariera komunikacyjna związana z hierarchią stanowisk czy ról, co w konsekwencji utrudnia porozumienie, a nie ułatwia je.
MIT 5: Jeśli treść uzgodnień nie jest podpisana przez obie strony, to takie uzgodnienia nie mają sensu
I to jest święta prawda ale… jeśli chodzi o umowy prawne. Tymczasem wymóg pisemnej umowy, oczywiście podpisanej przez obie strony, obowiązuje tylko w nielicznych przypadkach życiowych uzgodnień, generalnie tych „poważniejszych”. W większości drobniejszych, codziennych umówień, zarówno w życiu rodzinnym jak i zawodowym, uzgodnienia pozostają ustne. I co wtedy? Po kilku dniach, tygodniach czy miesiącach obie strony pamiętają, oczywiście, o uzgodnieniach ale każda ze stron pamięta je inaczej. I to w dobrej wierze!
Jeśli więc zależy ci na tym, aby uzgodnienie było dotrzymane, zrób z tego notatkę. Odręcznie albo mailem, ale zrób to zaraz po zakończeniu uzgodnień i odbitkę tego przekaż drugiej stronie. Nie trzeba niczego podpisywać! To jest po prostu ślad, na co się obie strony umówiły.
MIT 6: Intuicja przy negocjacjach to bzdura: albo jesteś rozsądny albo wierzysz w zabobony
Intuicja przeciwstawiana jest rozumowi i rozsądkowi. A tymczasem współcześnie psychologowie traktują intuicję jako „sumę niewerbalnych doświadczeń”, czyli coś czego nie warto pomijać. Oczywiście, użycie intuicji ani nie gwarantuje sukcesu ani też nie powinno być główną przesłanką do podejmowania decyzji. Ale, warto intuicją uzupełniać proces decyzyjny, tzn. traktować to jako potencjalny sygnał ostrzegawczy. Jeśli jesteś o krok od podjęcia decyzji ale intuicja podpowiada ci abyś tak nie robił to lepiej poprosić o dodatkową zwłokę i przeanalizować sprawę ponownie.
MIT 7: Początek negocjacji jest wtedy, gdy siadasz z drugą stroną „do stołu”
Laicy myślą, że negocjacje polegają po prostu na tym, aby siąść do stołu i naprzemiennie proponować rozwiązania coraz bliższe ewentualnej ugodzie. Tymczasem zanim siądziesz do stołu, zanim zabierzesz się do uzgodnień, zastanów się dobrze czego ty sam chcesz, a czego chcą oni oraz jakie są obiektywne reguły i fakty w danym obszarze. A żadna z tych kwestii, bynajmniej, nie jest banalna (nawet to, czego ty sam chcesz!). Dopiero gdy wykonasz to „zadanie domowe”, to będziesz gotowy siadać do stołu i szukać porozumienia. A niektórzy nawet używają zabawnego skrótu PPPP, czyli „Pominięcie Przygotowań Przesądza o Porażce”!
MIT 8: Lepiej jest mieć po drugiej stronie laika niż fachowca – będzie ci łatwiej!
Gdy uzgadniasz coś z laikiem, to owszem, łatwiej ci może go „wkręcić” (zmanipulować) w sytuację niechcianą, a dla ciebie korzystną. Ale to byłaby manipulacja i jeśli nawet część z nas by się na nią skusiła przy kupnie czegoś na targu czy giełdzie samochodowej, ale w codziennej praktyce korzystniej jest szukać porozumienia typu „win-win”. A w takim przypadku ktoś, kto najpierw zgadza się na wszystko, a potem odwołuje decyzje albo marudzi albo zarzuca nam manipulację – to prawdziwy koszmar. Jeśli więc w takiej sytuacji po drugiej stronie masz kogoś kiepskiego, lepiej mu doradzić wzięcie pomocnika (często w poważniejszych kwestiach tę rolę skutecznie odgrywają prawnicy), po to aby proces uzgadniania postępował w bardziej zorganizowany i profesjonalny sposób.
MIT 9: Jeśli w negocjacjach nie osiągniesz tego, czego od samego początku chciałeś to – sorry! – ale tym razem przegrałeś!
Rozpoczynasz negocjacje zawsze z jakimś celem. Jakoś sobie wyobrażasz ten „Happy End”. Ale w trakcie negocjacji będziesz widzieć, czy wynik „win-win” jest w ogóle realny w tym przypadku. Jeśli nie widzisz szans na zakończenie „wygrana-wygrana”, to podpisywanie na siłę końcowego porozumienia jest błędem i tylko zapowiedzią kłopotów w przyszłości. W takiej sytuacji wyjście z zawartym porozumieniem/kontraktem/angażem – to to jest dopiero porażka! A zakończenie rozmów z wynikiem „no deal” to najlepszy możliwy wynik.
MIT 10: Czarodziejski „guziczek pauzy” – to przecież kompletna bzdura!
Każdy, kto choćby „liznął” wiedzy o negocjacjach wie, że kluczową rolę w skutecznym prowadzeniu uzgodnień, obok profesjonalnego przygotowania, odgrywa umiejętność zachowania emocjonalnego dystansu do sprawy. Ta umiejętność pozwala utrzymać kontrolę nad prowadzonymi rozmowami i uniknąć niebezpieczeństwa decyzji pochopnych i niekorzystnych. Popularną wizualizacją tego „emocjonalnego dystansu” jest wyobrażenie sobie, że masz zawsze przy sobie „magiczny przycisk pauzy”. Technika ta faktycznie działa! Więc z jednej strony, owszem, w rzeczywistości „przycisk pauzy” nie istnieje, ale z drugiej strony wizualizacja taka skutecznie pomaga i jest stosowana w praktyce przez wielu.
